■Web会議ツール「Zoom」の使いこなし方
出社禁止を命じられた際に、同僚とのコミュニケーションを図るのに重宝するのが、Web会議ツールだ。中でも、登録が瞬時に完了し、PCでもスマホでも利用できるなどの “ハードルの低さ” で注目を集めるのが「Zoom」だ。その使い方なども、田澤さんに聞いた。
■在宅勤務でもコミュニケーションを維持
「企業がテレワークに対応する場合、本来なら、クラウドにストレージを置き、そこに会議室機能も持たせるなどの整備を行います。しかし、昨今の状況では時間的な余裕がなく、場合によってはテレワーク体制へと、すぐに移行せざるを得ません。「Zoom」は、そんな時に便利な会議ツールのひとつです。普段集まって仕事しているものの、バラバラになってしまった同僚たちと密なコミュニケーションが図れます」
職場の同僚が協力してミッションに取り組み、困った人がいたら手助けする…。そんな風土が根強い日本企業の場合、何よりも “つながっていること” が重要だと田澤さんは考えている。Zoomの場合、PCだけでなくスマホでも利用でき、不慣れな人でもすぐに使える点も大きい。ちなみに、Web会議ツールというと会議だけに使うものと思われるかもしれないが、勤務時間に常時オンにしておくのも活用方法のひとつだとか。
「例えば、何か確認事項があれば、すぐに声を掛けられます。同僚同士の会話がすぐに耳に入り、いつ声を掛けられるのか分からない状況により、適度な緊張感を保つことにもつながるでしょう。こういったツールを使いこなして同僚とのコミュニケーションを維持し、普段通りの仕事ができるようにしましょう」
■Zoomのここがすごい！
Point1：ミーティングをすぐに行える！
ダウンロードしたアプリから「Zoom」を起動できる。同僚とつながる場合には、基本メニューの「新規ミーティング」をクリックした後、参加者を招待する仕組み。なお、無料利用の場合1回のグループミーティングで40分までなどの制限付き。
Point2：ミーティングに便利なツールが満載！
画面下のアイコンには、グループミーティングのやりとりを記録できるレコーディング機能をはじめ、便利な機能が用意されている。なお、URLや住所といった、口頭だけでは間違えやすいテキストなどを共有したい場合には、チャット機能を使うといいだろう。
Point3：カスタマイズのメニューが豊富！
気になる背景を好きな写真に変換できる“バーチャル背景”機能を標準で用意している。Web会議で懸念されがちな“汚部屋の公開”を避けられるのがありがたい。なお、背景として使える写真は6種類を用意。気分や相手に合わせてカスタマイズできる。
Point4：相手とのコミュニケーションがスムーズ！
今回、田澤さんへの取材は「Zoom」を使って行った。声と口元のタイムラグは、ほとんど気にならないレベル。問題なくコミュニケーションを図れた。なお、常に顔が見える状況が気になる場合、音声だけをオンすることも可能。相手や利用シーンに応じて使い分けよう。
■Zoom以外にも選べる無料のWeb会議ツール
「Googleハングアウト」
Googleのサービスのひとつ。Googleのアカウントを登録しているユーザーなら、ブラウザーのChromeからすぐに起動できる手軽さがメリット。音声のみのやりとりにも対応する。
「BIZMEE」
参加者同士の表情を確認できるのはもちろん、チャット機能でテキストをやりとりできるほか、ホワイトボードを使えるのが便利。アイデア出しや議事録のメモを控えるのに重宝する。
［関連記事］
リモートワークにも良さそうな軽量モバイルプリンター
リモートワークにあると便利なBluetoothスピーカーフォン
（取材・文／ナゴヤリュータ）
