①フォルダの階層をツリー表示で可視化する
パソコン内での探し物を減らすには、ファイルが収められているフォルダの構造を把握しておく必要があります。
フォルダを可視化するには、フォルダ上で「表示」→「オプション」で「フォルダーオプション」を開きます。「表示」タブにあるナビゲーションウィンドウの「開いているフォルダーまで展開」にチェックを入れてＯＫを押すと、現在開いているフォルダまでツリーが表示されるようになります。
この設定をすれば、どのファイルがどの階層のフォルダに入っているかがひと目でわかるようになるので、ファイルの場所を探す時間が減ります。
②ファイル名には4つの情報を入れる
「どれが最新のファイルなんだ……」複数の人が同じファイルを更新したり、自分でファイルを最新に変更したりする間に、一体どれが最新のバージョンなのかがわからず困っている人を見かけます。
そんな事態を防ぐには、ファイル名の付け方を工夫しましょう。
おすすめするファイル名のルールは、「①項番号.カテゴリ」「②固有名詞」「③日付情報」「④バージョンナンバー」の４つの項目を並べることです。写真では、①1. 価格 ②製品A ③20170714 ④2 としています。
旧バージョンのファイルを残して置きたいときは、「Old」フォルダに一定期間保管し、期限が過ぎたら削除すれば、不要なファイルが溜まっていくこともありません。
ファイル名の付け方のルールを決めると、ファイルは自動的に規則正しく並び、新旧フォルダの取り違えはグッと減ります。さらにほかの人とそのルールを共有することで、より快適に扱えるでしょう。
③たくさんのフォルダ名を素早く変更する
②で紹介したフォルダ名のルールをいざ実践しようと思っても、「いままでのフォルダがいっぱいありすぎて、変更だけですごい時間がかかる……」という人にぜひ試してほしいのがこちら。ササッと素早くフォルダ名を変更できます。
ファイルを選択し、「F2」を押してファイル名を入力。「Enter」を押さずに「Tab」を押すと、すぐ下のファイル名も変更できます。この方法を繰り返すことでマウスでカチカチすることなく、複数のファイル名をサクサク変更できます。
複数のファイルにまとめて連番をつけるときは、連番のいちばん最後にしたいファイルから順に「Shift」+「上下左右」キーで選択し、「F2」を押してファイル名を変更します。その後、「Enter」を押すと、選択したファイルの末尾に（1）（2）（3）と番号が付与されます。
④フォルダ内のファイルから必要なものを一瞬で探す
多くのファイルの中からひとつのファイルを時間をかけずに探すには、フォルダやファイル上をクリックし、探したいファイルの頭文字を押すというワザを使いましょう。ファイル名の前に数字やアルファベットを付けておくと、その英数字を押すだけで瞬時にそのファイルに移動できます。
⑤エクスプローラーを一瞬で開く
「スタートメニュー」+「E」でエクスプローラーを瞬時に起動しましょう。このショートカットを押すたびに、いくつもエクスプローラーを開くことができます。
エクスプローラー内の操作は、上下左右キーで操作ができ、「Enter」でフォルダーを開けます。ひとつ前の画面にもどる場合は、「Backspace」キーを押します。
