iPhoneで「Googleドライブ」をスマートに使うために覚えておきたい基本操作3つ

2. オフラインにダウンロードしておく

もし、外出先でアクセスしたいデータがある場合、毎回Googleドライブ上のデータに通信量を消費してアクセスするのはもったいない。Wi-Fiに接続した状態で、あらかじめデータをデバイスのストレージにダウンロードしておけば、通信量の消費を抑えられます。なお、このテクニックは、航空機で移動する際や、電波の届きづらいアウトドアシーンなどでも活躍します。

▲「･･･」から「オフラインで使用可能にする」をタップ（左）。下線付きのチェックアイコンが表示され、オフライン環境でも開けるようになった（右）

まずは「Googleドライブ」アプリで、フォルダ・ファイルの右側にある「･･･」をタップ。表示されたメニューから「オフラインで使用可能にする」をタップしましょう。ダウンロードしたデータには、下線のついたチェックアイコンが表示されます。

ちなみに、関連したところでは、「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」アプリで同様の操作を行なった場合には、オフラインで使用可能にしたファイルには、通信環境がなくても編集操作が行えるようになります。

3. 保存した写真を検索する（ショートカットの活用）

最後に紹介したいのが「ショートカット」機能です。仮に、日時やイベントごとにフォルダを作成して、記念写真などのデータをきっちり整頓しているとします。そして、そこから選りすぐりの写真をピックアップして、1年間の厳選記念写真フォルダを作るとしましょう。

この場合、全てのデータをコピーして移動させても良いですが、各フォルダに保存されている写真と、まとめフォルダに置く写真とで重複が生まれてしまうとストレージがもったいないですよね。

こうした際、まとめフォルダには、データのコピーではなくデータへの「ショートカット」を配置できます。この「ショートカット」とは、別のファイルやフォルダを参照するリンクのことです。

▲「･･･」から「ドライブにショートカットを追加」をタップ（左）。保存場所の選択画面が開くので、ここでは「スター付き」を選んだ（右）

▲保存したいフォルダを選び、「追加」をタップ（左）。作成されたショートカットには矢印のアイコンが付いているのがわかる（右）

具体的な操作としては、フォルダ・ファイルの横にある「･･･」から「ドライブにショートカットを追加」をタップ。「ショートカットの場所」という画面に、「マイドライブ」「パソコン」「共有アイテム」「スター付き」などの保存先が表示されるので、目的の場所を選択。続けてフォルダを指定し、「追加」をタップしましょう。これでショートカットが配置されます。

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Googleドライブだけに限ったことではありませんが、ストレージ上に保存するデータが増えてくると、整理や管理がおざなりになりがち。なるべく、ストレージ内が散らかる前から、整理整頓を意識しつつ、本稿で紹介したようなテクニックを駆使して、スマートに運用できるようチャレンジしてみてください。

ちなみに、一歩進んだテクニックとして、PCのブラウザからGoogleドライブを活用する場合には、「ラベル」という機能も利用できることも知っておきましょう。モバイル版アプリでは、適用や変更はできないので、本稿では割愛しましたが、興味がある場合には、こちらもぜひ調べてみてください。

>> iPhoneでGoogleドライブ活用術

＜文／井上晃＞

井上晃｜スマートフォンやタブレットを軸に、最新ガジェットやITサービスについて取材。Webメディアや雑誌に、速報、レビュー、コラムなどを寄稿する。X（旧Twitter）